Yritysmaailmalla on oma infrastruktuuri, etiikka, kieli ja tapa toimia. Jokaisen tulee siis olla perehtynyt kaikkiin sfäärin perusperiaatteisiin ennen siihen tuloaan onnistuneen alun ja täydellisen matkan takaamiseksi. Viestinnällä on elintärkeä rooli yritysmaailmassa, koska se voi joko sinetöidä sopimuksen tai peruuttaa sen. Tehokkaan viestinnän avulla voit esittää viestisi, ajatuksesi ja ideasi oikealla tavalla, niin että se herättää huomiota. Tehokkaan viestinnän takaamiseksi on seitsemän tärkeää käsitettä. Nämä sisältävät:
1. Oikeus
Korrektisuudella tarkoitetaan oikeiden faktojen toimittamista, oikean tason kieltä ja oikean viestin välittämistä yleisölle/lukijalle. Se viittaa kielioppivirheiden välttämiseen sekä kirjallisessa että suullisessa viestinnässä, koska virheellinen kielioppi voi muuttaa lauseen merkityksen täysin ja antaa negatiivisen vaikutelman.
2. Selkeys
Selkeys edellyttää sellaisen kielen käyttöä, että dekooderi voi helposti ymmärtää lauseen todellisen merkityksen. Enkooderin on painotettava tiettyä viestiä tietyllä hetkellä. Jos ajatuksissa ja ideoissa on selkeyttä, niin lauseen merkitys voidaan välittää helposti.
3. Täydellisyys
Jos kooderi haluaa saada sellaisen vastauksen, jota hän odottaa, kooderin tulee aina toimittaa kaikki tarvittavat tiedot. Lähettäjän tulee ottaa huomioon vastaanottajan mielentila ja vastata kaikkiin esitettyihin kyselyihin tukemalla vastauksia faktoilla ja luvuilla.
4. Lyhytisyys
Yritysmaailmassa kenelläkään ei ole aikaa sanalliseen viestintään. Joten on parempi olla ytimekäs viestinnässä ja säästää omaa ja muiden aikaa. Voit saavuttaa ytimekkyyden välttämällä ajatusten ja monisanaisten ilmaisujen toistamista. Pikemminkin sinun tulee käyttää lyhyitä lauseita, jotka ovat asianmukaisia, mutta täydentävät viestintää.
5. Harkinta
Tämä on tehokkaan viestinnän tärkein osatekijä, joka edellyttää ajattelua vastaanottajan näkökulmasta. Koodaajan tulee ottaa huomioon näkemys, tausta, koulutustaso, ajattelutapa, toiveet ja yleisön ongelmat sanomaa laatiessaan. Sinun on muutettava viestiäsi vastaamaan lukijan tarpeita.
6. Konkreettisuus
Viestin konkreettisuus viittaa lopulliseen ja selkeään pikemminkin kuin yleiseen, sumeaan ja epämääräiseen. Enkooderin tulee esittää oikeat ja täsmälliset tosiasiat dekooderin edessä tehokkaan viestinnän varmistamiseksi.
7. Kohteliaisuus
Kohteliaisuus on jokaisen tehokkaan viestinnän ydin. Viestinnän alun ja lopun tulee olla kohteliasta. Se viittaa vastaanottajan tunteiden arvostamiseen, koska se rakentaa hyvää tahtoa. Enkooderin tulee käyttää kohteliaita sanoja ja osoittaa kunnioitusta dekooderia kohtaan tehokkaan viestinnän varmistamiseksi.